Cu toții ne dorim să ne planificăm mai bine timpul. Să ne facem un program zilnic pe care să îl respectăm.

Hai să aflăm secretele unui expert în managementul timpului. Cal Newport este o persoană uimitor de productivă: 

Și totuși își termină munca la ora 17.30 în fiecare zi și muncește rar în weekend. Cum reușește? Iată care sunt secretele lui:

 

1) Listele „to-do” sunt malefice. Notează totul în calendar.

Lista cu lucruri de făcut e inutilă, dacă nu le aloci sarcinilor timp în calendar. De ce?

Calendarul te ajută să fii realist cu privire la cât de multe poți să realizezi. Și să faci lucrurile în cel mai potrivit moment, nu în ordinea dată de listă.

Dacă unei sarcini nu i-ai alocat un interval anume în calendar, s-ar putea să ajungi să nu o faci:

Calendarul te forțează să te confrunți cu realitatea: cât de mult timp ai și cât va dura să faci lucrul respectiv. Acum, când te uiți la imaginea de ansamblu, poți fructifica fiecare oră pe care o ai din timpul de lucru. Nu numai că obții mai mult, dar poți lucra la ceva în momentul cel mai bun al zilei.

„Dar mereu mă întrerupe cineva sau ceva. Și tot timpul apare câte o urgență.”

Corect. Atunci include în calendar și timp pentru întreruperi. Planul nu trebuie respectat la perfecție. Dar este important să ai unul. Când ai terminat de stins toate focurile, știi exact unde ai rămas.

Vrei să nu mai amâni? Calendarul te ajută:

Atunci când aloci un anumit timp din calendar unei sarcini, impulsul de a amâna sarcina se reduce, pentru că nu mai trebuie să decizi ce să faci cu timpul alocat. Decizia e deja luată.

Dar dacă calendarul nu este suficient ca să te scape de amânare?

Iată cum poți face ca să te apuci imediat de treabă.

Mai întâi, să analizăm problema: atunci când te gândești la ceva care nu îți place în mod deosebit, în creier se activează centrul durerii.

Dacă amâni și faci altceva în schimb, asta te face pe moment să te simți mai bine.

Barbara Oakley, via Mindshift: Break Through Obstacles to Learning and Discover Your Hidden Potential:

Amânarea seamănă cu dependența de substanțe – te simți mai bine pe termen scurt și evadezi un pic din realitatea câteodată plictisitoare a vieții.

Deci poți deveni chiar un pic dependent de amânare.  

Și atunci, ce să faci ca să te dezveți?

E mai simplu decât pare: dacă te apuci pur și simplu de treabă, în scurt timp disconfortul mental dispare.

Ok, dar cum fac să mă apuc? Asta e problema. 

Folosește o tehnică mentală numită Pomodoro. „Pomodoro” înseamnă „roșie” în italiană – de la forma acestui cronometru:

 

Creatorul tehnicii, consultantul Francesco Cirillo, i-a dat acest nume după ceasul lui.

Bineînțeles, poți folosi orice cronometru, forma nu contează :). Cel de la telefon e foarte bun: 

Pentru mulți oameni, timpul este un dușman. Ne luptăm cu ceasul pentru a finaliza taskuri și pentru a respecta termene-limită. Tehnica Pomodoro te învață să lucrezi cu timpul, în loc să te lupți cu el.

Un Pomodoro arată așa:

  • setezi alarma unui ceas sau telefon să sune peste 25 minute

  • nu te lași întrerupt de nimic în acest interval (mail, telefon, sms, colegi, social media)

  • te ocupi de sarcina neplăcută până când sună alarma.

  • te răsplătești când ai terminat – intri puțin pe net, bei o cafea, stai un pic la povești cu colegii.

De ce 25 de minute? E un exemplu. Merge și alt interval. Dar, de regulă, aproape oricine se poate concentra 25 de minute, nu?

Dacă sarcina e extrem de neplăcută, poți să îți setezi ceasul la 5 minute. Odată ce te-ai apucat, probabil nu o să te mai oprești când sună. Problemă rezolvată.

Secretul e să te concentrezi pe proces, nu pe produs. Adică: „voi lucra la acesta prezentare timp de 25 de minute”. NU „voi finaliza partea X în 25 de minute”)

Care e pasul cel mai important a unui Pomodoro?

Răsplata. Pentru că rezolvi probleme nu doar atunci când lucrezi concentrat, ci o faci printr-o combinație de concentrare și relaxare.

Barbara Oakley, via Mindshift: Break Through Obstacles to Learning and Discover Your Hidden Potential:

Atunci când mintea ta conștientă se relaxează, alte părți ale creierului lucrează în liniște, recapitulând informații și rezolvând probleme.

Atunci când te răsplătești, fă o pauză totală de la activitatea respectivă:

De exemplu, dacă ai scris la un raport, nu folosi pauza pentru a scrie în continuare, chiar dacă e vorba de sms-uri sau comentarii pe social media. Fă altceva: vorbește cu cineva, ridică-te de la birou și plimbă-te puțin sau ascultă muzică.

Știi care e singura problemă cu Pomodoro?

Soneria te poate întrerupe exact când ești concentrat și în flow – complet absorbit de ceea ce faci și foarte productiv.

Și atunci, ceasul care sună ar putea fi chiar enervant.

Ce e de făcut?

Ca să scapi de ceas, poți folosi un Pomodoro modificat numit Flowtime, descrisă de Zoë Read-Bivens în Medium:

  • alegi sarcina

  • notezi pe o hârtie momentul în care începi să lucrezi la ea

  • lucrezi până când simți că începi să obosești și ai nevoie de o pauză.

  • notezi momentul în care ai încheiat

  • faci o pauză suficient de lungă ca să te simți revigorat

Sau poți da frâu liber pasiunii tale secrete pentru softuri tabelare:

 

 

Via The Flowtime Technique:

  • cu flowtime afli cât timp dedici diferitelor taskuri, ca să estimezi mai bine durata lor pe viitor

  • descoperi ce ai putea reduce sau elimina

  • monitorizezi întreruperile (telefoane, mailuri, colegi) ca să planifici cum le reducidescoperi zilele și orele tale cele mai productive

Pomodoro și flowtime merg bine și în combinație. Cum ar fi: Pomodoro pentru sarcini de rutină, și un Flowtime pentru acele zile creative, când vrei să lucrezi cât ai chef.

Ok, ai trecut fiecare task în calendar. Știi cum să faci ca să te apuci de ele imediat, fără să amâni.

Dar cum le prioritizezi ca să le termini pe toate fără să stai peste program?

 

2) Presupune că trebuie să pleci acasă la 5:30, apoi planifică-ți ziua în sens invers

Munca are tendința să îți umple tot spațiul disponibil.

Dacă vrei să ai un echilibru între muncă și viață, trebuie să îți construiești bariere. 

Stabilindu-ți ora de plecare la 5:30 și alocându-le sarcinilor timp în calendar (plus timp pentru întreruperi), vei deveni motivat să renunți la tot NU ce este cu adevărat necesar. Vei fi cu adevărat eficient în managementul timpului.

Cal Newport:

Stabilește-ți calendarul ideal, apoi încearcă să faci loc pentru toate sarcinile importante. Asta înseamnă decizii smart prin care renunți la obligații inutile, taskuri neimportante, solicitări care nu sunt urgente. Fă să fie mai greu să se dea de tine, în general.

Acum ți-ai organizat eficient toată ziua. Dar cum gestionezi proiectele pe termen mai lung?

 

3) Fă un plan pentru întreaga săptămână

Pare complicat? E mai simplu decât crezi.

Ai nevoie doar de o oră pe săptămână.

Cal Newport:

În fiecare luni, fac un plan pentru întreaga săptămână. Îmi verific inbox-ul, trec prin lista de lucruri de făcut, prin calendar și încerc să definesc cel mai bun lucru de făcut în fiecare zi din această săptămână. Îl scriu într-un mail, mi-l trimit mie și îl las în inbox, deoarece știu că e un loc pe care îl voi vedea în fiecare zi și de care îmi voi aduce aminte de mai multe ori de-a lungul zilei.

Acum ai un calendar și un plan săptămânal – dar tot sunt prea multe lucruri de făcut. Cal are un răspuns și pentru asta.

 

4) Fă foarte puține lucruri, dar fii foarte bun la ele

Ai nevoie să faci mai puține lucruri. NU tot ce faci e esențial.

Întreabă-te: „Ce aduce valoare vieții mele?” Și apoi elimină cât mai mult din restul. 

Cal Newport:

Dacă vrei să ai cât mai mult succes, este mereu mai bine pentru tine să faci mai puține lucruri, și să le faci mai bine. Oamenii spun „da” prea des. Eu spun „nu” majorității lucrurilor. Sunt nemilos în ceea ce privește evitarea sau minimizarea sarcinilor dacă îmi dau seama că nu oferă prea multă valoare.

Warren Buffet și-a construit succesul pe exact aceleași principii.

Uite ce propune Warren în faimosul său exercițiu:

  • Scrie pe o foaie de hârtie primele 25 de obiective în viață

    Încercuiește 5 care sunt cele mai importante pentru tine și ar avea cel mai mare impact

    Ignoră-le pe celelalte și concentrează-te asupra primelor cinci.

Poate că ai senzația că nu ai timp pentru tot ce ai vrea să faci în viață, dar cei de la Greater Good nu sunt de acord.

De pe Greater Good, Why You Never Seem to Have Enough Time:

Cei care se simt suprasolicitați – cei care au cel mai puțin timp liber –  în mare și-o fac cu mâna lor. Cu alte cuvinte, teoretic am putea petrece mai puține ore câștigând bani, dând cu aspiratorul și spălând vase, sau gătind și mâncând, și ne-am descurca bine, fără să fim copleșiți.

Simți că nu ai timp pentru că ziua ta e ocupată cu prea multe flecuștețe enervante, care te seacă de energie.

Via  Why You Never Seem to Have Enough Time:

Într-un studiu, cercetătorii au chestionat peste 2.500 de angajați de la o companie de IT și una de servicii financiare. Ei au descoperit că oamenii care sunt mai pasionați, care aspiră să facă lucruri care contează pentru ei la locul de muncă, nu se simt la fel de grăbiți și hărțuiți ca ceilalți.

 

Cei care fac lucruri semnificative consideră că obiectivele lor se susțin reciproc.

Cei lipsiți de pasiune spuneau că obiectivele lor sunt în competiție, că se luptă pentru timpul și atenția lor; de exemplu, motivația de a se implica la muncă îi făcea să le fie mai greu să își facă timp pentru cina în familie. Dar cei pasionați erau diferiți: ei își vedeau munca și viața ca susținându-se reciproc. De exemplu, considerau că timpul petrecut în familie le putea oferi mai multă energie și motivație a doua zi.

Așa că fă mai puține lucruri. Și fii extraordinar de bun la ele.

Dar dacă nu ești sigur că poți deveni foarte bun la acel lucru important pentru tine? Fă un WOOP ca să te clarifici.

Formulează în 4-6 cuvinte:

  • Dorința – wish: care este cel mai important lucru pe care ți-l dorești acum?

  • Rezultatul – outcome: ce lucru bun s-ar întâmpla dacă l-ai obține?

  • Obstacolul – obstacle: ce te oprește?

  • Planul – plan: ce ai putea face pentru a-l depăși?

 

E chiar așa de simplu? Gabriele Oettingen, autor al Rethinking Positive Thinking: Inside the New Science of Motivation, crede că da:

Douăzeci de ani de cercetări ne demonstreză că WOOP funcționează. Științific numită „Contrast mental cu intenții de implementare”, abordarea s-a dovedit a fi eficientă pentru toate vârstele și ariile vieții, ajutând oamenii să-și atingă obiective legate de sănătate, relații și carieră.

Doar că…

Pentru ca WOOP să funcționeze, e necesar să-ți imaginezi cu adevărat fiecare etapă. Inclusiv obstacolul.

Asta înseamnă un pic mai mult efort mental decât atunci când visezi la insula ta tropicală. Dar nimic valoros nu vine pe gratis, nu?

Și apoi?

Acum că ai identificat obstacolul, ești dispus să faci în acest moment din viața ta efortul pentru a-l depăși?

 

Acesta e răspunsul la întrebarea ta.

„Dar cum rămâne cu talentul? Sunt dispus să fac efortul necesar, dar dacă pur și simplu nu am destul talent?”

Anders Ericsson, autor al Peak: Secrets from the New Science of Expertise, este de altă părere:

Pe termen lung, vor reuși mai bine cei care vor practica mai mult, nu cei care au avut inițial un avantaj în inteligență sau alt talent.

 

Dacă nu progresezi, înseamnă probabil că nu ai abordarea corectă:

Dacă nu devii mai bun, asta nu e din cauză că nu ai talent nativ; este pentru că nu exersezi într-un mod corect. Odată ce înțelegi asta, îmbunătățirea devine o chestiune de a afla care este „modul corect”.

Ok, ți-ai planificat toate obiectivele importante și știi că le poți atinge. Și, pentru că faci mai puține lucruri, ai timp pentru toate.

Dar cum să lucrezi pentru ele?

 

5) Mai puțină muncă superficială, concentrează-te pe munca profundă

Munca intelectuală e de două feluri: superficială și profundă.

Cal Newport:

Munca superficială înseamnă mailuri, întâlniri, să muți informații dintr-un loc în altul. Activități unde nu îți folosești cu adevărat calitățile. Munca profundă te împinge la limita abilităților tale actuale. Ea produce rezultate de mare valoare și te face mai bun.

Problema e că mulți oameni sunt cufundați în munca superficială.

Oamenii care sunt cei mai ocupați fac de multe ori mai puține lucruri importante decât cei care se pot opri la ora 5:00 în fiecare zi. Răspund la mesaje, transmit informații dintr-o parte în alte, sunt un fel de router uman. Aceste activități sunt foarte consumatoare de timp și au o valoare scăzută.

Munca superficială te ajută să îți păstrezi jobul, dar munca profundă e cea care îți aduce promovări.

Așa că oferă-ți intervale de timp în care să te poți concentra profund și să creezi lucruri de valoare. Care e cel mai bun prim pas?

Nu te mai lăsa distras de mailuri.

De pe Medium, Digital Minimalism: How to Simplify Your Online Life:

  • Închide-ți notificările.

  • Fără mail înainte de ora 11: petrece-ți dimineața muncind profund.

  • Alocă-un interval clar de timp: un pomodoro de 25 de minute/sesiune ar trebui să fie suficient

  • Închide-l: dacă ai terminat, închide mailul. Ochii care nu se văd se uită.

  • Dezabonează-te de la orice nu ai nevoie, cum ar fi știri, grupuri, liste de discuții și notificări.

  • Trimite mai puține mailuri: nu orice mail are nevoie de un răspuns.

  • Întârzie răspunsul: multe e-mailuri „urgente” tind să se rezolve singure.

  • Fii succint: nu scrie 10 propoziții când sunt suficiente 2. Încearcă să răspunzi la fiecare mail în 3 propoziții sau mai puțin.

  • Răspunde cu afirmații: nu răspunde la întrebări cu altă întrebare. La întrebarea „la ce oră să avem întâlnirea?”, fii asertiv: „propun 10 a.m.”.

  • Ridică-te: dacă îți va lua mai mult de 10 minute să răspunzi pe mail, ridică-te și discută cu colegul. Interacțiunile personale bat mailul în orice zi.

În concluzie

1. Listele „to-do” sunt malefice. Notează totul în calendar.

2. Presupune că trebuie să pleci acasă la 5:30, apoi planifică-ți ziua în sens invers

3. Fă un plan pentru întreaga săptămână

4. Fă foarte puține lucruri, dar fii foarte bun la ele

5. Mai puțină muncă superficială, concentrează-te pe munca profundă

 

 Share on LinkedIn

 

***

Adriana Georgescu: Vrei să devii cea mai bună versiune a ta? Descoperă fullbloom: consiliere în carieră, coaching și cursuri.

Abonează-te la newsletter pentru a fi la curent cu cele mai noi articole publicate pe blog.